Thứ tư - 03/09/2014 Đường dây nóng: 043 56 65 135
Tìm kiếm nhanh English
Nghiệp vụ văn phòng: Quản lý văn bản đi
Công tác Văn phòng

Nghiệp vụ văn phòng: Quản lý văn bản đi - Ngày đăng: 26/3/2009

III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem .xét, giải quyết.

b) Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v…); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…,và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng .

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

c) Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hienẹ theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 cảu Nghị định số 110/2004/NĐ-Cp ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

b) Đóng dấu độ khẩn, mật.

Việc đóng dấu các độ khẩn (''hoả tốc'' (kể cả ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Việc đóng dấu các độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

3. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có hể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường):

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

· Sổ đăng ký công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

- Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lụcVII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo Công văn này.

b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn Số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng ll năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

a) Làm thủ tục phát hành văn bản.

- Lựa chọn bì.

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này).

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

- Trình bày bì và viết bì.

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII -Bì văn bản kèm theo Công văn này.

- Vào bì và dán bì:

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì.. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặc giấy có chữ vào vào trong.

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì .

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.

Việc đóng dấu ''Chỉ người có tên mới được bóc bì'' và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản luật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

b) Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX – Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này).

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiên thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột ''Ký nhận'' vào sau cột (5) ''Nơi nhận văn bản''.

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận Văn bản phải ký nhận vào sổ.

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiên theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, quan mạng.

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

c)Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu ''Tài liệu thu hồi'', phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

5. Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được Sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bả quản an toàn bản lưu tại văn thư.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này.

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

 PHUONNG THAO - TULIP.HCMUC@YAHOO.COM
chị ơi, cho em hỏi văn bản mà do trường em soạn thảo ban hành thông báo gửi đến các phòng khoa trong trường thì có phải văn bản di không a?
và nếu có một cơ quan nào dó một năm nhận 2750 văn bản đến thì càn mấy số đăng kí văn bản đến?
em c\ảm ơn chị nhiêu a?
 phan chăm - phancham810@gmail.com

cảm ơn hi và hy vọng có thêm thông tin nữa nhé.

 hang - dinhhangvtltk2
bài viết có thể lấy ví dụ cụ thể hơn để bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về nội dung quản lý văn bản đi
 ngochue - ngochue51091@yahoo.com
Emrất cám ơn người đã đăng tin bài này.  Vì em đang học nghiệp vụ môn này mà chưa có hiểu rõ.Nếu có gì  mới mọi người nnhớ liên lạc với em nha.
 Lê Thị Thu Huyền - huyenanh821981@yahoo.com.vn

Chị Trang ơi!
Em tên huyền là giáo viên mới chuyển công tác về làm văn phòng thống kê tại UBND phuong, do khong có chuyên môn về công tác văn phòng lên trong khi làm việc em rất lúng túng, nhờ chị giúp em với.

 Nguyễn Kim Tín - tin_nguyen32@yahoo.com

theo tôi còn thiếu cách tra văn bản khi cần tìm, tôi đã áp dụng lưu văn bản bằng Excel thành công tại đơn vị

 Tuấn Sơn - sonpt2002@gmail.com

Tªn c¬ quan, tæ chøc ban hµnh v¨n b¶n bao gåm tªn cña c¬ quan, tæ chøc ban hµnh v¨n b¶n vµ tªn cña c¬ quan, tæ chøc chñ qu¶n cÊp trªn trùc tiÕp (nÕu cã).

V× vậy, ®èi víi c¬ quan UBND HuyÖn mµ b¹n tr×nh bµy như­­ mÉu 2 lµ ®óng, cßn như mÉu 1 chØ ®óng khi UBND Tỉnh Điện bien là cơ quan chñ qu¶n cÊp trªn trùc tiÕp, ví dụ: 

        UBND TỈNH ĐIỆN BIÊN
                 SỞ NỘI VỤ
 
 Lù Văn Sinh - anhchangdienbien_2005@yahoo.com.vn

Trước hết tôi rất cảm ơn bài viết này ./. Nhưng tôi xin có một vài ý kiến nhỏ như sau:
Thứ nhất: Như chị Cao Thị Trang  - nói là cần đưa nội dung các Thông tư; Nghị định liên quan vào bài viết luôn để dễ cho người đọc thực hành luôn.
Thứ hai: Liệu hiện đến nay ngoài Thông tư 55/2005 về việc quy định việc đánh văn bản đã có văn bản nào khác quy định về việc đánh văn bản hay chưa ?
Thứ 3: hiện nay tôi thấy nhiều văn bản của các cơ quan vẫn chưa Thống nhất theo Thông tư 55/2005; Ví dụ như: ở cơ quan tôi làm theo Thông tư 55/2005 thì việc đánh
 UBND TỈNH ĐIẸN BIÊN 
 UBNND HUYỆN ĐIỆN BIÊN 
  
  

Đáng nhé phải là tên cơ quan chủ quản cấp huyện là cấp tỉnh nhưng đây chỉ đánh là cấp của mình mà thôi
 ỦY BAN NHÂN DÂN  
 HUYỆN ĐIỆN BIÊN 
 như vậy là đúng hay không
xin các anh chị chỉ rõ, xin trân thành cảm ơn./.
 Cao Thị Trang - caotrang257@gmail.com

Bài viết trên thật cụ thể khoa học nhưng có thể trích dẫn luôn các điều khoản các mục ra bên cạnh để người đọc không phải đi tìm các Nghị định hay Thông tư nữa. Làm thế người đọc có thể biết áp dụng ngay. Vì để tìm các nghị định trên không phải là chưyển đơn giản.

 Ý KIẾN CỦA BẠN VỀ BÀI VIẾT NÀY
  Họ tên:
   Email:
  Đơn vị công tác:
   Giới thiệu về bản thân:
   Hình ảnh của người tham gia:  
Nội dung (Vui lòng điền đầy đủ thông tin và gõ nội dung bằng tiếng Việt có dấu)
Các tin mới đưa
Nghiệp vụ văn phòng: Quản lý văn bản đến (26/3/2009)
Một số mẫu Quyết định, Công văn, Tờ trình, Giấy mời (2/11/2008)
Các tin đã đưa
Chuyên mục quảng cáo
www.tamnguyen.vn - Thiết kế website chuyên nghiệp
www.quangcaoso.vn - Website quảng cáo rao vặt hàng đầu Việt Nam
www.raovatTOP.com - Website Rao vặt hàng đầu Việt Nam
Đào tạo SEO - Khóa học giúp bạn đưa hàng nghìn từ khóa lên top 1
www.webhoidap.com - Cộng đồng hỏi đáp Việt Nam
 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
Lĩnh vực Nội vụ (1 - 2)
Lĩnh vực Giáo dục & ĐT (3 - 7)
Lĩnh vực Thanh tra (8 - 11)
Lĩnh vực Y tế (12)
L.vực Lao động TB&XH (13 - 78)
Lĩnh vực Tư pháp (79 - 113)
Lĩnh vực Văn hoá -TT (114 - 118)
L.vực Địa chính Đô thị (119 - 128)
Lĩnh vực Tài chính (129 - 130)
Đăng ký khai sinh trực tuyến
Đăng ký kết hôn trực tuyến
Nộp thuế nhà đất trực tuyến
 NHỮNG BÀI THƠ ĐƯỢC XEM NHIỀU NHẤT
Lời ru của thầy.
Nhớ cô giáo trường làng cũ..
Lời chúc đầu xuân
QUÊ HƯƠNG
Vô Đề
Xuân Canh Dần – Mừng thọ các cụ cao tuổi
Tuổi cao
Cựu chiến binh giữa thương trường
Nụ cười Khương Mai
Hoan hô phụ lão Khương Mai
 THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG
Phát động cuộc thi sáng tác Thơ, Ca khúc viết về Phường
Hoạt động bầu cử Quốc hội khoá XIII và HDND các cấp tại phường Khương Mai
Hướng tới kỷ niệm 15 năm ngày thành lập phường Khương Mai
Báo cáo tổng kết HĐND Phường, nhiệm kỳ 2004-2011
Báo cáo kinh tế xã hội 6 tháng đầu năm 2010, phương hướng, nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2010
Báo cáo thực hiện nhiệm vụ năm 2009 và phươing hướng nhiệm vụ năm 2010
Báo cáo chuyên đề Sơ kết một năm thực hiện mô hình Tổ dân phố
Sơ kết công tác 3 tháng đầu năm 2009
 ĐÁNH GIÁ MỚI NHẤT
Tìm hiểu về Công đoàn Việt Nam
Kỳ họp thứ 13 - Khóa III Hội đồng nhân dân quận Thanh Xuân
Ngày 28-9, tiếp tục giải tỏa nút tắc đường Vành đai 3: Bảo đảm cả lý và tình
oowjuu@wzdtbz.com
dwpmst@iuelzp.com
  DIỄN ĐÀN PHƯỜNG KHƯƠNG MAI
Tham gia, góp ý xây dựng Mô hình Tổ dân phố - phường Khương Mai
Các tổ chức, cá nhân quan tâm đến mô hình tổ chức hoạt động của Tổ dân phố ở phường, thị trấn xin đóng góp ý kiến và những kinh nghiệm quý báu để chúng tôi cùng trao đổi.
Rượu Tỏi (thần dược!!!)
E - phường
Gửi ý kiến »     Xem chi tiết  »